A Microsoft Teams kiváló lehetőséget kínál arra, hogy a távoli munkavégzéssel kapcsolatos feladatokat szinte a végletekig egyszerűsítsük. Egyetlen applikáción keresztül intézhetjük a legfontosabb teendőinket, melyek alól természetesen a munkabeosztás megszervezése és a szabadságok nyilvántartása sem jelent kivételt.

 

A Microsoft 365 részeként is elérhető Teams-en belül pillanatok alatt, néhány kattintással szervezhető meg a munkahét, és biztosak lehetünk abban, hogy a betervezett feladatainkról és szabadságunkról kollégáink is időben értesülni fognak.

 

Miért hatékonyabb a Teams, mint az Excel?

A legtöbb vállalkozás a munkabeosztás szervezésére ma már ragaszkodik az egyszerűen frissíthető, minden alkalmazott által elérhető online megoldásokhoz. A legtöbben azonban az olyan alternatívák mellett döntenek, mint a közös meghajtón vagy felhőalapú tárhelyen megosztott Excel dokumentum.

 

Ez valóban hatékonyabb megoldás, mintha papíralapú dokumentációt, esetleg kör e-maileket használnánk, azonban az egyszerű kezelhetőség és elérhetőség ellenére is van egy hatalmas buktatója: egy Excel fájl nem értesíti az aktuális változásokról a felhasználókat.

 

Előfordulhat, hogy egy mindenki által szerkeszthető, felhőalapú dokumentumot nem nyitunk meg időben, így nem értesülünk időben egy minket érintő fontos feladat, vagy a heti munkabeosztás változásáról.

 

Az ilyen malőrök elkerülése érdekében érdemes olyan alkalmazást használnunk, mely minden lényeges változás esetében értesít minket, és ha kell, akár saját naptárunkhoz is hozzárendelhetjük vele a legfontosabb időpontokat.

És épp ebben rejlik a Teams Shifts legnagyobb erőssége.

 

Hogyan működik a Teams Shifts?

A Shifts a Microsoft Teams program ütemterv-kezelő eszköze, mely segít az aktuális munkabeosztás létrehozásában, frissítésében és kezelésében. Használatával a Microsoft Teams applikáción belül gyorsan és egyszerűen hozhatunk létre műszakokat, és akár meglévő Excel dokumentumainkból is importálhatjuk az aktuális munkahelyi beosztást.

 

A felhasználókat hozzárendelhetjük az adott műszakokhoz, munkacsoportokat hozhatunk létre, online intézhetjük a szabadságok kérelmezését, és akár virtuális blokkolóóraként is használhatjuk a felületet.

 

Egyszóval minden olyan, fontos eszközt egy helyen találunk, ami heti munkabeosztás és az aktuális munkarend megszervezéséhez szükséges lehet.

 

A Shifts tehát összességében javítja a vállalkozás szervezettségét, megkönnyíti a dolgozók és a menedzsment közti kommunikációt, valamint lehetővé teszi a gyors és hatékony együttműködést, ha a munkarend megszervezéséről és a szabadságok kezeléséről van szó.

 

A legjobb az egészben pedig az, hogy az applikáció mindig időben értesít minket a változásokról. Így többé nincs szükségünk arra, hogy a nyári vakációnkkal kapcsolatban külön kör e-mailben értesítsük főnökünket és kollégáinkat, hiszen a közös Shifts naptárból mindenki időben értesül majd távollétünkről!