A járványhelyzetnek köszönhetően az elmúlt hónapokban a munkahely fogalma egyre inkább átalakulni látszik.

A hagyományos irodák helyett egyre többen dolgoznak otthonról, a hatékony együttműködés érdekében pedig egyre nagyobb az igény az úgynevezett hibrid irodák kialakítására.

De mit is takar pontosan ez a fogalom, és hogyan segít megoldani, hogy a munka állandó irodai környezet nélkül is gördülékenyen és hatékonyan menjen?

Hibrid iroda: tökéletes egyensúly az irodai és a távmunka között

Az idei év első negyedévében berobbanó koronavírus-járvány soha nem látott helyzetet idézett elő. Egyre több munkavállalónak kellett a korábbi irodai munkát home office munkavégzésre cserélnie.

Ez a szituáció gyors és hatékony megoldást követelt, amely nemcsak a munkavégzés módjának változását, de új üzleti kultúra és tárgyalási módszerek kialakítását is megkövetelte. Ma már teljesen természetes, hogy egy fontos meeting virtuális formában zajlik, , valamint, hogy a munkahelyi együttműködést felváltotta a felhőalapú, online kollaboráció.

Továbbra is akadnak azonban olyan feladatok, melyek személyes jelenlétet igényelnek, így sok cégnél a fizikai és virtuális munkaterek és funkciók hatékony összehangolására van szükség, ami megteremtette az úgynevezett hibrid terek igényét.

A hibrid iroda tulajdonképpen nem más, mint egy olyan, újra formált munkakörnyezet, amelyben a vállalatok dolgozói a jelenlegi helyzetben is képesek a hatékony együttműködésre.

A folyamatban tehát az otthoni és az irodai munkavégzés is jelen van, a kettő gördülékeny kapcsolatát digitális eszközök és virtuális kapcsolat teszik lehetővé.

Hogyan működik egy hibrid iroda?

A hibrid iroda esetén egy légtérben kevesebben dolgoznak együtt, mint egy hagyományos munkakörnyezetben. Kisebb méretű tárgyalótermekre van szükség, hiszen a személyes jelenléte már nem feltétlenül szükséges minden munkavállalónak.

Az együttműködést alapvetően a virtuális tér, a felhőalapú megoldások, illetve ezek használatához szükséges eszközök teszik lehetővé és határozzák meg. A hibrid munkavégzés nagy előnyei közé tartozik, hogy a munka távolról is hatékonyan elvégezhetővé válik, azonban indokolt esetben irodai környezetben is megoldható. Ez nem csak a személyes jelenlétet igénylő tárgyalások esetében lehet fontos, de azok számára is nagy könnyebbséget jelent, akik számára a folyamatos otthoni munkavégzés problémát okoz.

Hatékonyan csökkenthetők továbbá az irodabérléssel és fenntartással kapcsolatos költségek, hiszen a virtuális megoldásoknak köszönhetően már nincs szükségünk méretes tárgyalótermekre és óriási irodákra, így nem csak a bérleti díj, de a rezsiköltség is jóval alacsonyabb lehet.

Kritikus jelentőségű a munka összehangolása

Ahhoz, hogy a hibrid munkavégzés effektív legyen, a megfelelő eszközök és platformok mellett a megfelelő koordinációra is szükség van. Szerencsére ezt több olyan, felhőalapú megoldás is lehetővé teszi, amelyek célja, hogy segítsenek összehangolni az otthonról és az irodából dolgozó csapatok munkáját.

Ilyen példádul a Microsoft Teams, mely a virtuális meetingek lebonyolítása mellett többek közt a feladatok kiosztását, a beosztások megszervezését, valamint  a folyamatos munkahelyi kommunikációt is egyszerű és hatékonyan kezelhető feladattá teszi az online téren keresztül.